La Facturación Electrónica en España ¿Qué exige la ley y cómo cumplirla sin complicaciones?

La digitalización de los procesos empresariales ya no es solo una ventaja competitiva: en muchos casos, es una obligación legal.
Uno de los cambios más relevantes en los últimos años ha sido la implantación progresiva de la facturación electrónica obligatoria, una medida que afecta a autónomos, pymes y grandes empresas.

Pero ¿qué exige exactamente esta normativa? ¿A quién afecta? ¿Qué plazos hay que tener en cuenta? ¿Y qué sanciones existen por no cumplirla?

A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para adaptar tu negocio a la facturación electrónica, evitar multas y aprovechar los beneficios de un sistema digital y automatizado.

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un documento con los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se emite, recibe y conserva en formato digital.

Más allá de un simple PDF, para que sea válida legalmente debe cumplir ciertos requisitos técnicos y fiscales, como la autenticidad de origen, la integridad del contenido y la legibilidad.

¿Qué dice la ley?

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), la facturación electrónica se vuelve obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

El objetivo es claro: luchar contra la morosidad, mejorar la trazabilidad de los pagos y facilitar la digitalización empresarial.

¿A quién afecta?

Actualmente, esta obligación se aplica de forma escalonada:

• Empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales:
  Tienen un año desde la publicación del reglamento técnico (pendiente a junio de 2025) para adaptarse.

• Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros:
  Tendrán un plazo de dos años para cumplir, a contar desde la misma fecha.

Además, ya es obligatoria en muchos contratos con el sector público, y en ciertas actividades está siendo exigida por defecto.

¿Qué debe incluir una factura electrónica válida?

• Firma electrónica o sistema equivalente que garantice autenticidad e integridad.

• Formato estructurado (habitualmente XML, UBL o Facturae).

• Envío por medios digitales y posibilidad de interoperar con plataformas de facturación.

• Conservación durante al menos 4 años (algunos sectores exigen más).

¿Qué pasa si no cumples?

El incumplimiento puede acarrear consecuencias importantes:

• Sanciones económicas: La Ley General Tributaria contempla multas por cada factura incorrecta o no emitida electrónicamente, que pueden superar los 10.000 € en casos graves o reincidentes.

• Pérdida de oportunidades comerciales: Cada vez más empresas solo aceptan facturas electrónicas.

• Riesgos legales y fiscales por no conservar correctamente la documentación.

¿Qué ventajas tiene facturar electrónicamente?

Aunque la obligación es legal, la facturación electrónica también trae beneficios reales para tu negocio:

✅ Reducción de errores manuales y duplicidades.
✅ Ahorro de tiempo administrativo.
✅ Mayor control del estado de las facturas y cobros.
✅ Facilita inspecciones y auditorías.
✅ Mejora la relación con clientes y proveedores.

¿Cómo cumplir la ley de forma sencilla?

La mejor forma de adaptarse es contar con una herramienta digital que automatice todo el proceso, desde la creación hasta el envío, almacenamiento y trazabilidad de las facturas.

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